Une qualité et une disponibilité élevées des données sont indispensables à une gestion de portefeuille réussie. Des systèmes informatiques adaptés peuvent apporter un soutien ciblé dans ce domaine.

Les portefeuilles immobiliers institutionnels contiennent souvent des biens immobiliers d’une valeur équivalente à des centaines de millions, voire à plusieurs milliards de francs suisses. Afin de piloter les placements et de maintenir ou d’augmenter leur valeur, il convient de créer les bases d’une gestion active. Une base de données centralisée revêt une grande importance à cet égard.

Pour pouvoir prendre des décisions, les gestionnaires d’actifs ont parfois besoin d’informations fiables sur la substance des bâtiments, leur état ou encore la gestion de leurs biens immobiliers. Le pilotage s’effectue alors à l’aide de données quantitatives, comme par exemple les coûts d’exploitation, les besoins en énergie, le taux de vacance, le taux de rotation, le revenu locatif par rapport au loyer du marché, le potentiel d’extension, etc. ainsi que de données qualitatives sur la substance et la technique du bâtiment.

La plupart des données et informations correspondantes sont disponibles, mais leur consolidation et leur mise à disposition font souvent défaut. Cela est dû au fait que les données sont collectées, saisies et gérées de manière décentralisée à différents endroits en raison de diverses compétences et instances (gestionnaires, administrateurs, gestionnaires de portefeuille, responsables de la durabilité, services financiers et comptables, etc.).

Il y aura toujours des systèmes informatiques périphériques, axés sur des applications spécifiques. Mais les données devraient, dans la mesure du possible (de manière automatisée), être transmises à un système central. En effet, sans système central, ces données ne sont guère utilisables, ou alors à grands frais. En revanche, la gestion des actifs est tributaire de la disponibilité d’une base de données globale afin de disposer à tout moment d’une connaissance complète des bâtiments et de pouvoir prendre des décisions fondées.

La numérisation et l’infrastructure système appropriée sont donc des conditions préalables à une gestion de portefeuille active et réussie.